Эффективная работа со структурой категорий и кластеризаций

Бывало ли у вас такое, что при создании иерархии папок и структуры данных (категории) — происходила постоянная путаница и как бы вы её ни упорядочивали ничего не получалось? Лично у меня такое случалось очень часто, также это происходило и с моими коллегами по работе.

И вроде бы мы использовали крутые инструменты: начиная от типичного файлового менеджера до канбан досок, slack сообществ, самых топовых CRM и много чего ещё!

Всё это конечно нам в какой-то степени помогало, но когда дела доходили до более серьёзного масштаба — всё глохло на ходу, точнее сказать мы останавливались не начиная делать всё серьёзно.

Начиналась полная путаница и, чтобы разобраться, что где лежит приходиться тратить на это постоянные человеко-часы. Времени на дальнейшую работу для нашего проекта естественно не хватало.

Какие сложности возникают при создании неправильной и запутанной структуры?

Структура в организации даёт преимущество в скорости и правильного виденья задач. Нюансы при этом бывают разные, о чём мы поговорим и разберём это позднее.

Главное чем нам может навредить не та категория или хаотическая кластеризация наших папок, задач, файлов и т.п. — это тем, что мы будем постоянно терять время и ошибаться в контексте, когда нам нужно будет что-то изменить.

Именно из-за этого нам нужно начинать с правильной структурности наших дел, а потом браться за проекты. Этому нас никогда и нигде не учили, но это оказалось архиважно и полезно!

Основы структуроорганизации:

  1. Понятность
  2. Обобщённость
  3. Направленность

Какие основополагающие для этого использовать и как внедрить это в повседневную жизнь — дабы об этом даже не задумываться. Список может дополняться и редактироваться, но главные основополагающие я написал. Вы же можете данные напутствия использовать по своему или доработать их своими идеями.

Название должно отражать суть

Эффективная работа со структурой категорий и кластеризаций 1

Если вы думаете как назвать файл, то не следует писать слишком длинные названия. Конечно хочется чтобы название было эталонным, но если оно не столь отражает суть и не вызывает у вас ясных ассоциаций, то выберите слово которое больше отражает суть.

Вы можете нумеровать свой список, добавляя порядковые номера. В каких-то случаях это помогает. Однако нужно быть осторожным, если вы захотите придумать что-то своё — добавляя различные символы или например эмоции в виде смайлов эмодзи. Не нужно слишком мудрить с этом, чем проще будет название, тем легче оно будет читаться и восприниматься — главное это то, чтобы оно отражало суть, несмотря на краткость в названии.

Так можно из названия которое состоит из двух слов, сократить до одного слова. При этом не нужно делать много папок и делить всё сразу на отдельные и более узкие направления. Избегайте повторов в названиях и делайте лучше немного направлений, а более обобщённые категории и это следующая основа.

Обобщённость

Я буду объяснять на системе папок потому что так мне будет проще показать наглядно. К примеру мы делаем структуру файлов на компьютере и не хотим потом искать определённую программу, которую не так давно закачали себе на компьютер.

Для это мы делаем как можно меньше количество папок, так чтобы эти папки хранили у себя именно определённые файлы, не пересекались при этом с друг-другу, но и не были очень сильно разбиты на узкие темы. Лучше объединить файлы, которые очень схожи с дург-другом, а уже там сделать подкатегории.

Нам нужно добиться структуры папок по нарастанию, и когда главный экран не слишком перегружен — чем больше она минималистичная, тем легче будет его визуализировать.

Древовидная структура и двухуровневая организация

Эффективная работа со структурой категорий и кластеризаций 2

Когда мы проваливаемся внутрь нашей экосистемы скажем так, то у нас есть два следующих варианта:

  1. Древовидная структура. Это когда вы можете делать ещё и ещё папки внутри папки, аналог матрёшки. В этом есть свои плюсы, если вы хотите спрятать определённые вещи или можете их видеть в списке и тем самым контролировать. В остальном я советую двухуровневую организацию, т.к. с ней работать намного проще.
  2. Двухуровневая организация. Здесь вы можете создать в любой категории сколько угодно подкатегорий, но внутри подкатегорий создать ещё подкатегорию не получится. Возможно когда файлов становится много, становится много каких-то ниш и направлений, вам понадобится большая вложенность. Тут уже приходится выяснять только опытным путём, что вам удобнее использовать.

Теги, ярлыки, главы…

Для вынесения определённых важных задач, которые находятся на глубине всей системы, можно использовать ярлыки. Это удобный способ для быстрого взаимодействия с текущими целями и задачами.

Временные категории и папки будет хорошим способом облегчить сортировку нужных вещей, для дальнейшего упорядочивания (как папка загрузки, скриншоты, корзина).

Теги применяют в практике, чтобы уточнить запрос. Они не являются чем-то обязательным, достаточно и хорошей проработанной структуры категорий. Но с помощью тег, можно делать отдельные выноски и в определённых моментах этот инструмент довольно пригодный.

Направленность

Эффективная работа со структурой категорий и кластеризаций 3

Нужно учитывать специфику вашей цели и платформы на которой вы создаёте свою структуру. Я говорю о том, что не нужно в каждом месте пытаться собирать все категории.

Делите всё на определённые тематики. Программы можно хранить на диске пк, файлы и документы в облаке, а фотографии и видео в специальном медиа хранилище.

Так вы сможете сделать категорий и подкатегорий больше, потому что вы используете одно определённое направление (тематику).

Дополнительные рекомендации

Хранилище и резервное копирование. На самом деле это очень важная составляющая, хранение всех рабочих документов в облаке — создают лучшую продуктивность и безопасность для ваших файлов.

Не забывайте связывать свои файлы или дела или ещё что-то не только категориями и тегами. Можно делать логические вложения, эта конечно уже отдельная тема, но если вы это изучите — то будете ещё более эффективно работать со своими задачами и файлами.

Совет из разряда «Капитан Очевидность», но я просто его должен написать — ведь он также ускоряет все процессы. Используйте максимально удобные программы и инструменты. Каждый инструментарий можно подстроить под себя, однако не стоит останавливаться, если инструмент можно доработать.


Это пожалуй основные моменты основы моментов создания нужной вам структуры. Вы можете воспользоваться лёгким методом, просто скопировав уже имеющеюся правильную настроенную структуру и подстроить её под себя, тем более вы теперь знаете как она должна выглядеть и что содержать.